Sote-ammattilaisten pitää viestiä päivittäin niin keskenään kollegoiden välillä kuin asiakkaille ja usein myös asiakkaiden omaisille ja läheisille (esimerkiksi vanhemmille lastensuojelussa ja vammaispalveluissa tai läheisille vanhuspalveluissa).

Useimmissa kunnissa, hyvinvointialueilla ja sote-yrityksissä on käytetty Whatsappia tai Signalia pikaviestintään, vaikkakin se on kielletty monin paikoin eikä suositella käytettäväksi etenkään asiakastietojen välittämiseen.

• Lue lisää: Vantaa kielsi Whatsappin käytön
• Rovaniemen kaupunki luopuu whatsappin käytöstä
• Säästetään ja tehdään hoitajien työstä vaikeampaa
• Voiko whatsappia käyttää sosiaali- ja terveydenhuollossa?
  

Mutta miksi Whatsappia, Signalia, Telegramia tai vastaavia viestisovelluksia ei saa käyttää sote-viestinnässä? Kerromme seuraavaksi 14 syytä.

Syyt miksi Whatsappia ei tule käyttää sosiaali- ja terveydenhuollon viestinnässä

1. GDPR-vaatimukset: WhatsApp ei täytä EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista. Tämä voi aiheuttaa vakavia seuraamuksia ja sakkoja yrityksille, jotka käyttävät WhatsAppia henkilötietojen käsittelyyn. Esimerkiksi tietoja ei saa luovuttaa EU:n ulkopuolelle.
   
2. Tietoturva: Vaikka WhatsApp tarjoaa päästä-päähän -salausta, sen tietoturvaominaisuudet eivät välttämättä ole riittävät arkaluonteisen asiakas- ja potilastiedon suojaamiseen. Voit tutustua tästä esimerkiksi THL:n määräyksiin ja vaatimuksiin sote-tietojärjestelmistä ja niiden toiminnallisuuksista
   
3. Tietosuoja: WhatsAppin omistaa Meta (Facebook), joka on tunnettu keräämään ja hyödyntämään käyttäjätietoja markkinointi- ja mainostarkoituksiin. Käyttämällä Whatsappia asiakastietojen viestimiseen (huom: pelkkä asiakkaan puhelinnumero/IP-osoite on asiakastietoa), asetat asiakkaan vaaraan ja tiedot voivat siirtyä 3. osapuolelle mainostarkoituksiin.
   
4. Tietojen lokitus ja jäljitettävyys: WhatsApp/Signal ei tarjoa kattavaa lokitusta tai jäljitettävyyttä, mikä on vaatimuksena sote-sektorilla asiakastietojen käsittelyssä. Hyvinvointialueen pitää pystyä tarvittaessa selvittämään kuka on kirjautunut järjestelmään milloinkin ja kuka on lukenut asiakastietoja.
   
5. Poistettavuus: WhatsAppissa ei ole helppoa tapaa poistaa vanhoja viestejä tai tietoja järjestelmästä pysyvästi. Jos esimerkiksi yhdellä keskusteluun osallistuvalla henkilöllä on varmuuskopiointi päällä, koko viestihistoria tallentuu pilvipalveluun eikä voida taata asiakastietojen poistamista vaikka asiakas tai palvelutuottaja näin toivoisi. Tämä on iso ongelma, kun kyseessä ovat arkaluonteiset tiedot, joiden säilytysaika on rajoitettu tai joiden poistamista asiakas vaatii.
   
6. Sovelluksen virallinen käyttötarkoitus: WhatsApp ja Signal ovat suunniteltu ensisijaisesti yksityiseen ja henkilökohtaiseen käyttöön, ei yritysten tai ammatillisen viestinnän tarpeisiin. Tämän vuoksi sovelluksessa ei ole erityisominaisuuksia, jotka on suunniteltu juuri sosiaali- ja terveydenhuollon vaatimuksiin.
   
7. Potilastietojärjestelmien tai käyttäjähallinnan integraatio: WhatsApp ei tarjoa mahdollisuutta integroitua olemassa oleviin potilastietojärjestelmiin tai muihin terveydenhuollon tietojärjestelmiin tai esimerkiksi käyttäjähallintajärjestelmään (esim. Active directory). Tämä voi vaikeuttaa tietojen siirtoa ja käyttöä eri järjestelmien välillä eikä mahdollista keskitettyä käyttäjähallintaa.
   
8. Käyttäjien tunnistaminen ja valvonta: WhatsAppissa ja Signalissa ei ole tehokkaita keinoja varmistaa käyttäjien identiteettiä tai valvoa heidän toimintaansa. Tämä voi johtaa väärinkäytöksiin ja pahimmassa tapauksessa ulkopuoliset henkilöt voivat liittyä keskusteluihin.

9. Vastuun selvittäminen: WhatsApp-viestien ja keskustelujen jäljitettävyys, lokitus ja arkistointi voi olla puutteellista, mikä vaikeuttaa vastuun selvittämistä ja mahdollisten ongelmien ratkaisemista viestinnässä.
   
10. Henkilötietojen käsittelyn dokumentointi: WhatsApp ei tarjoa kattavaa dokumentaatiota ja raportointia henkilötietojen käsittelystä, mitä GDPR taas vaatii.
    
11. Viestien säilytysaika: joissain tapauksissa sote-tietoja pitää säilyttää useamman vuoden ajan. Meillä ei ole mitään takeita, että Signaliin tai Whatsappiin kirjatut tiedot säilyvät vaaditun ajanjakson.
    
12. Käyttäjähallinta: WhatsAppissa ja Signalissa ei ole tehokasta käyttäjähallintaa, mikä voi aiheuttaa haasteita henkilökunnan vaihtuessa tai organisaatiorakenteen muuttuessa. Tämä voi vaikeuttaa viestinnän hallintaa ja valvontaa.
    
13. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle: Koska WhatsAppin palvelimet voivat sijaita EU:n ulkopuolella, tietojen siirto voi aiheuttaa tietosuojaan liittyviä haasteita ja rikkoa GDPR:n vaatimuksia.
    
14. Ei mahdollista tehdä sopimusta henkilötietojen käsittelystä ja vastuista: Kun hyvinvointialue, kunta tai sote-yritys ottaa käyttöön tietojärjestelmän tai viestisovelluksen, tulee sen tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä. Siinä määritellään vastuut ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelyyn liittyen ja viestisovelluksen toimittaja sitoutuu noudattamaan riittävää tietoturvaa ja -suojaa.
    
    Whatsappin / Meta-yhtiön kanssa neuvottelu- ja sopimusmahdollisuus on olematon ja käyttöehdot tulevat annettuna heidän puolelta.
    
    Tässä oli muutamia esimerkkejä tietosuojavaatimuksista, jotka tulevat tietosuojalaista ja yleisestä EU:n tietosuoja-asetuksesta eli GDPR:stä. Näitä asioita käydään läpi tietosuojavaikutusten arvioinnissa (DPIA) kun hyvinvointialue tai sote-palveluyritys hankkii sovelluksia ja teknologiaa käyttöönsä.
    
    Valitettavan usein tosin globaalien kuluttajasovellusten tapauksessa tietosuojavaikutusten arvioinnista laistetaan ja jätetään tekemättä tyystin. Jolloin asetetaan sekä asiakastiedot vaaraan mutta samalla pakotetaan henkilökunta käyttämään sovelluksia joilla syyllistyvät tietosuojarikkomuksiin. Tämä on huonoa johtamista johon tulisi hyvinvointialueilla puuttua jämäkästi.

Elokuussa Porissa on tarjolla todella mielenkiintoinen seminaari hyvinvointi- ja terveysteknologiasta.

Tutustu ohjelmaan tästä: Hyvinvointi- ja terveysteknologialla parempaa huomista -seminaari ja näytteilleasettajatapahtuma Porissa 24.8.2023

Onerva on myös mukana kertomassa tietoturvallisesta viestinnästä sote-alalla 🎤

Käymme esityksessämme läpi mm.

✔ Mitä pitää huomioida työvälineitä valitessa?
✔ Mitä sovelluksia on tarjolla?
✔ Miten varmistat sujuvan viestinnän, helpotat ammattilaisten työtä ja nukut vielä yösikin kunnolla kun tietoturva on kunnossa?
✔ Lisäksi käymme läpi lukuisia esimerkkejä ja parhaita käytäntöjä eri puolilta Suomea miten viestintä on saatu toimimaan tehokkaasti ja helpotettu ammattilaisten työtä.

Esittelypisteellämme pääset tutustumaan ja testaamaan meidän Onerva ja Valtti-sovelluksiin, jotka on suunniteltu vanhus- ja vammaispalvelujen, lastensuojeluun ja muihin sosiaalihuollon palvelualoille asiakas-, työntekijä- ja omaisviestintään.

Tervetuloa mukaan!

https://satakuntatestbed.fi/2023/06/09/hyvinvointi-ja-terveysteknologialla-parempaa-huomista-seminaari-ja-naytteilleasettajatapahtuma-24-8-2023/

Huhut, juorut, valheet ja väärät väittämät täyttävät tyhjiön, joka aiheutuu kun ei viestitä faktoilla. Tai ei viestitä laisinkaan. Näin tapahtuu kaikissa organisaatioissa, myös hoivatyössä.

Jos hoivaorganisaatio ei aktiivisesti viesti omaisille, työntekijöille ja asiakkaille, täyttää ilman epätietoisuus. Epätietoisuus aiheuttaa pelkoa ja huolta.

• Onko äidillä kaikki kunnossa?
• Onko hoitaja käynyt isän luona?
• Antoiko joku lääkkeet aamulla?
• Onko pappa syönyt laisinkaan?
• Saako mummo kunnollista hoitoa ja pääsekö ulkoilemaan?
  

Huoli kerääntyy, kasaantuu ja jossakin vaiheessa purkautuu.

Se purkautuu vihaisina yhteentörmäyksinä kun tullaan ns. linjoja pitkin. Se purkautuu yhteydenottona iltapäivälehtiin tai valvovaan viranomaiseen. Se purkautuu tuntikausien mittaisina toistuvina huolipuheluina, jotka kuormittavat esihenkilöitä ja hoitajia. Se purkautuu sopimusten purkamisena ja haukkumisina sosiaalisessa mediassa. Se lisää työntekijöiden kuormitusta ja aiheuttaa stressiä, jopa sairaslomia.

Mutta tiedättekö mikä on hyvä uutinen?

Viestinnän voi ottaa myös haltuun. Tyhjiön voi täyttää faktapohjaisella viestinnällä.

Aktiivinen viestintä, arjen ilojen, surujen ja kuulumisten jakaminen, vähentää asiakkaiden, omaisten ja läheisten huolta. Se säästää hoitajien työaikaa kun huolipuhelut vähenevät ja nostaa työtyytyväisyyttä.

Ennen kaikkea viestimällä oikein, olet tilanteen tasalla. Ja kaikki muutkin ovat.

Toimiva ajantasainen viestintä on esimerkiksi vanhushoivassa ensiarvoisen tärkeää hoidon laadun kannalta. Jopa elintärkeää.

Tutustu oheisista linkeistä miksi viestintä on tärkeää sosiaalihuollossa ja etenkin ikääntyneiden hoivassa. Ja jos te haluatte korvata juorut, huhut ja pelot toimivalla, luottamusta rakentavalla viestinnällä – ota rohkeasti yhteyttä (info@onervahoiva.fi / p. 050 326 4989) niin kerromme miten Onervan viestisovelluksella tämä on saavutettu eri puolilla Suomea Helsingistä Rovaniemelle.

• Kotihoitoa ei voi kehittää ilman yhteistyötä eri toimijoiden välillä
• Miksi viestintä on avainasemassa ikääntyneiden hoivassa?
• Miksi kotihoidon kannattaa panostaa omaisviestintään?
• Asiakastarina: Onervan viestisovellus Porvoon kotihoidossa
• Onerva vähentää omaisten huolta

Onervan tietoturvallisen viestisovelluksen käyttöä laajennetaan Keski-Suomen hyvinvointialueella (lue lisää tästä). Iso kiitos luottamuksesta 🙏 .

Aiemmin Onerva on ollut käytössä koko Jyväskylän kotihoidossa, Saarikassa, Petäjävedellä ja Multialla. Nyt Keski-Suomen hyvinvointialue valmistautuu laajentamaan käyttöä muihinkin kuntiin.

Onerva mahdollistaa tietoturvallisen:

✅ sisäisen viestinnän (tiimin sisällä ja tiimien välillä)
✅ asiakasviestinnän
✅ omaisviestinnän

Onerva on yhtä helppo käyttää kuin whatsapp mutta täyttää tietosuoja- ja #GDPR-vaatimukset.

Keski-Suomen HVA:n Onerva käytön laajentaminen on osoitus, että tietoturvalliselle mutta äärimmäisen helppokäyttöiselle viestintäsovellukselle on todellinen tarve ja Onervaan ollaan erittäin tyytyväisiä.

Meille suurin kiitos on kuitenkin se kun saamme omaisilta ja hoitajilta tyytyväistä palautetta.

Kun omaisten huoli vähenee, he pystyvät osallistumaan läheisensä hoivaan ja samalla helpotetaan hoitajien työtä. 

Sitä on omaisviestintä Onervalla ❤️ 

Uskallanko käyttää Whatsappia?

Talentia-lehdessä on pari vuotta vanha mutta edelleen tärkeä ja ajankohtainen juttu whatsappista ja miten sitä ei saa käyttää sote-viestinnässä. Lue artikkeli tästä.

Olennaisia whatsappin, signalin ja vastaavien tuotteiden ongelmia, joita artikkelissa esitetään:

⛔ ”Esimerkiksi Helsingin kaupungissa ongelmaksi on todettu se, että jos puhelimella säilytetään yhteystietoja ja käytetään WhatsAppia, myös yhteystiedot siirtyvät pilveen palvelun palvelimelle.”

⛔ ”Lisäksi jos edes yhdellä WhatsAppin viestiryhmän jäsenellä on varmuuskopiointiasetus päällä, koko viestihistoria tallentuu pilveen, Helsingin kaupungin tietosuojavastaava Päivi Vilkki kertoo.”

😨 Työntekijät asetetaan hankalaan asemaan koska asiakkaiden ja kollegoiden kanssa pitää kuitenkin viestiä. 

Työntekijää ei helpota tieto, että Vastaamon toimitusjohtaja sai vankeustuomion tietoturvarikkomuksesta. Nähdäänkö pian joku sosiaalityöntekijä, tiiminvetäjä tai hyvinvointialueen johtaja oikeudessa ja iltapäivälehtien kannessa?  🚨 

Useampi kunta ja hyvinvointialue ei halua Vastaamon kohtaloa ja on kieltänyt Whatappin käytön. Esimerkiksi Vantaa (Lue juttu: Vantaa kielsi Whatsappin käytön)

Onerva on kotimainen vastine Whatsappille

Helsingin kaupungin tietosuojavastaava peräänkuulutti suomalaista vastinetta whatsappille ja iloksi voimme vastata huutoon 😊 

🇫🇮 📱 Suomesta löytyy Onerva pikaviestisovellus – kotimainen, tietoturvallinen vastine Whatsppille ja Signalille. Suunniteltu ja räätälöity sosiaali- ja terveydenhuollon viestintätarpeisiin: niin sisäiseen viestintään kuin asiakasviestintään (tai omaisviestintään esimerkiksi vanhus- ja vammaishoivassa).

Onervan etuja:

✅ Tiedot pysyvät aina Suomessa
✅ Tiedot ja tietoliikenne salataan ja suojataan
✅ Mahdollisuus lokitietojen seurantaan
✅ Käyttäjähallinta on palvelutuottajalla, ulkopuolisia ei voi lisätä keskusteluryhmiin
✅ Täyttää #GDPR ja #tietosuoja vaatimukset

👉 Ja mikä parasta: Onervaa on yhtä helppo käyttää kuin whatsappia

Onervan käyttöliittymää voidaan myös muokata asiakastarpeeseen ja esimerkiksi Helsingin kaupungin lastensuojelun kanssa olemme toteuttaneet siitä lapsille ja nuorille suunnatun #valtti pikaviestisovelluksen (Tutustu Valttiin – lastensuojelun tietoturvalliseen pikaviestisovellukseen)

Tarvittaessa Onerva voidaan integroida niin käyttäjähallintaan (esim. yrityksen/hyvinvointialueen active directory) tai potilastietojärjestelmään. Myös asiakaspalvelu, käyttäjätuki ja koulutukset sekä 9 vuoden kokemus ja parhaat käytännöt sote-viestinnästä on käytössänne.

Onervaa käytetäänkin ympäri Suomea niin asiantuntijoiden sisäisessä viestinnässä, asiakasviestinnässä kuin omaisviestinnässä mm. seuraavilla palvelualoilla:

☑ Ikääntyneiden kotihoito ja palveluasuminen
☑ Lastensuojelu ja perhesosiaalityö
☑ Vammaispalvelut
☑ Mielenterveyspalvelut
☑ Päihdekuntoutus
☑ Nuorten sosiaalityö
jne.

Jos siis etsitte kotimaista vaihtoehtoa whatsappille, sellainen löytyy jo ja sillä on tuhansia iloisia käyttäjä 🤗 

Tutustu tästä linkistä tarkemmin Onervaan tai buukkaa oma esittelypalaveri laittamalla meille mailia 📩info@onervahoiva.fi tai soittamalla p. 050 326 4989

Toimiva viestintä on elinehto sosiaali- ja terveydenhuollossa. Viestinnän pitää olla sujuvaa niin sote-ammattilaisten kesken, ammattilaisilta asiakkaille kuin asiakkaiden omaisille ja läheisille (esim. vanhus- ja vammaispalvelut, lastensuojelu).

Kuten suurin osa tietää, pikaviestisovellukset kuten WhatsApp ja Signal eivät ole sallittuja sosiaali- ja terveysalan viestinnässä. Käyttämällä näitä asiakastietojen välittämiseen, voidaan syyllistyä tietosuojarikkomukseen.

Tästä syystä useat kunnat ovat kieltäneet Whatsappin / Signalin ja vastaavien käytön.

• Vantaa kielsi Whatsappin käytön
• Rovaniemen kaupunki luopuu whatsappin käytöstä

GDPR- ja tietosuojavaatimusten mukaan näitä sovelluksia ei tulisi käyttää asiakastiedoista viestiessä, koska ne eivät takaa asianmukaista tietoturvaa ja henkilötietojen käsittelyä.

Vastaamon surullinen tapaus on esimerkki siitä mitä voi käydä kun tietosuojaa ei otettu vakavasti. Toimitusjohtaja sai vankeutta tietosuojarikkomuksesta mikä on poikkeuksellista Suomessa – mutta ei varmasti jää ainoaksi tapaukseksi.

Miten sitten mahdollistaa yhtä helppo ja nopea viestintä kuin Whatsappilla mutta tietoturvallisesti ja niin, että noudatetaan tietosuojalakia ja GDPR-vaatimuksia?

Helppo, nopea ja tietoturvallinen pikaviestintä sote-alalle

Onneksi meillä on ratkaisu tähän ongelmaan: Onerva on kotimainen, helppokäyttöinen ja tietoturvallinen vaihtoehto WhatsAppille ja muille pikaviestipalveluille. Onerva on erityisesti suunniteltu sosiaalihuollon tarpeisiin ja se on Suomen suosituin pikaviestisovellus esimerkiksi vanhus- ja vammaispalveluissa Helsingistä Rovaniemelle ja Liedosta Lieksaan.

Onervan hyödyt:

✅ Tiedot pysyvät aina Suomessa
✅ Tiedot ja tietoliikenne salataan ja suojataan
✅ Mahdollisuus lokitietojen seurantaan
✅ Käyttäjähallinta on palvelutuottajalla, ulkopuoliset eivät voi liittyä keskusteluihin
✅ Täyttää GDPR ja tietosuojavaatimukset

Ja olennaisinta: Onervaa on yhtä helppo käyttää kuin whatsappia!

Onervan käyttöliittymää voidaan muokata asiakastarpeeseen ja esimerkiksi Helsingin kaupungin lastensuojelun kanssa olemme toteuttaneet siitä lapsille ja nuorille suunnatun Valtti-pikaviestisovelluksen. 

Onervaa käytetäänkin ympäri Suomea niin asiantuntijoiden sisäisessä viestinnässä, asiakasviestinnässä kuin omaisviestinnässä mm. seuraavilla palvelualoilla:

☑ Ikääntyneiden kotihoito ja palveluasuminen
☑ Lastensuojelu ja perhesosiaalityö
☑ Vammaispalvelut
☑ Mielenterveyspalvelut
☑ Päihdekuntoutus
☑ Nuorten sosiaalityö
jne.

Jos siis etsitte kotimaista vaihtoehtoa whatsappille, sellainen löytyy jo ja sillä on tuhansia iloisia käyttäjä ympäri Suomea jo vuodesta 2014 lähtien.

• Tutustu Onervan käyttöön Porvoon kotihoidossa
• Onerva Rauman vanhuspalveluissa

Onervan avulla voitte varmistaa, että viestintänne työntekijöiden kesken, asiakkaiden kanssa ja asiakkaiden omaisten kanssa on tietoturvallista ja sujuvaa.

Lisäksi sovelluksen käyttöönotto on vaivatonta, eikä se vaadi IT-projektia. Halutessa sen saa käyttöön saman päivän aikana. Käyttöönotoissa mittaamme aina vaikuttavuuden ammattilaisten työhön (aika- ja kustannussäästö, työntekijä- ja asiakastyytyväisyys) ja varmistamme, että investointinne kannattaa.

Tarvittaessa Onerva voidaan räätälöidä teidän brändin visuaalisella ilmeellä ja integroida potilastietojärjestelmiin tai käyttäjähallintajärjestelmiin.

Älkää epäröikö ottaa yhteyttä, mikäli teillä on kysyttävää Onervasta tai tarvitsette apua käyttöönotossa. Voit varata oman etäesittelyn laittamalla sähköpostia info@onervahoiva.fi tai soittamalla p. 050 326 4989

Odotamme innolla mahdollisuutta auttaa teitä parantamaan viestintää ja tietoturvaa!

”Miksi omainen / lapsi / sosiaalihuollon asiakas / päihdekuntoutuja / lisää tähän mikä tahansa sosiaalihuollon asiakas… viestisi teidän sovelluksen avulla?”

Kuluttajat saavat tietenkin valita mitä sovellusta käyttävät kun viestivät keskenään. Joku käyttää Snäppiä, toinen Telegramia, kolmas Whatsappia, yksi Signalia, tämä suosii Discordia.

Mutta kun asiakas viestii palvelutarjoajan tai viranomaisen kanssa, ei hän voi sanella mitä sovellusta käytetään. Jos haluat viestiä verottajan kanssa, on siihen tarjolla Omavero.fi palvelu. Jos haluan asioida pankkini kanssa, menen OP.fi sivustolle tai mobiilisovellukseen.

Ei 6 miljoonaa suomalaista voi kukin valita mieleistään appia ja päättää, että ”hei minä haluan asioida Kelan kanssa Vkontaktilla ja poliisin kanssa mieluusti Discordilla”.

Viranomainen tai palvelutarjoaja kuten hyvinvointialue ilmoittaa asiakkaille, että nämä ovat meidän keskitetyt asiointi- ja viestintäkanavat. Ja niitä asiakkaat käyttävät jos haluavat asioida. Piste.

Selkeät, yhteisesti sovitut viestintäkanavat helpottavat työtä ja asiakkaiden asiointia

Hypätään nyt sosiaalihuoltoon jossa me toimimme. Onerva kehittää viestisovelluksia sosiaalihuollon palvelutarjoajille – yrityksille ja hyvinvointialueille. Tällöin palvelutarjoaja ottaa keskitetyn viestisovelluksen käyttöönsä – esimerkiksi vanhuspalveluissa, päihdehuollossa tai lastensuojelussa. Tai vaikka kaikissa niissä.

Ja ilmoittaa niin työntekijöille ja asiakkaille, että tästä eteenpäin viestintä hoituu tässä kanavassa. Tällöin tehdään selväksi, perustellen tietenkin, että me ei enää käytetä esimerkiksi whatappia tai signalia asiakastiedoista viestimiseen. Niin kuin me ei käytetä Snäppiä tai Instagramiakaan tai jotain muuta kanavaa mitä joku yksittäinen asiakas tykkäisi käyttää.

Tämä voi kuulostaa tylyltä mutta se on ennen kaikkea käytännöllistä, edullisinta ja tietoturvallista.

• Selkeyttä viestintään – asiakkaat ja työntekijät tietävät mitä välinettä käyttää missäkin tarkoituksessa
• Ajansäästöä – täsmälliseen tarpeeseen suunnitellulla työvälineellä saadaan usein paras lopputulos. Viestintä toimii ja säästetään työaikaa olennaiseen
• Tietoturvallisuus – varmistetaan, että noudatetaan tietosuojalakia ja GDPR vaatimuksia. Ei tehdä uutta case Vastaamoa eikä kukaan mene vankilaan siitä, että ei ole noudattanut tietosuojavaatimuksia

Selkeät suuntaviivat ja ohjeet ei ole tylyä palvelua vaan johtamista. Työn tekemistä helpommaksi työntekijöille ja palvelut suoraviivaiseksi asiakkaille.

Vanhuspalveluja tuotetaan monen organisaation ja toimijan kesken.

Hoivaan osallistuu usein:

👨‍⚕️ Julkinen kotihoito (saman asiakkaan luona saattaa käydä jopa 10-20 eri hoitajaa viikon aikana)

👩‍⚕️ Yksityinen kotihoito ja muut yksityiset tukipalvelut. Julkisen tueksi saatetaan ostaa niin kotihoitoa, peseytymis-, ulkoilu- tai muuta apua. Jollei koko kotihoito tule yksityiseltä.

👨‍👩‍👦 Omaiset, läheiset. Tukena on usein lapset, lapsenlapset, sisarukset. Tukipiiri voi olla jopa yli 10 läheistä, jotka asuvat eri puolilla Suomea tai maailmaa.

❤️ 3. sektori, henkilökohtaiset avustajat, vapaaehtoiset, järjestöt.

Hyvä esimerkki tällaisesta monen toimijan hoivasta on tässä Iltasanomien artikkelissa Aimosta (Lue Iltasanomien juttu tästä linkistä)

👉 Minkä tahansa organisaation suorituskyky ja toimintakyky riippuu siitä miten eri osapuolet toimivat yhdessä. Yhteistyötä ei ole kuitenkaan ilman viestintää.

Töitä on esimerkiksi erittäin vaikea koordinoida, ilman toimivaa viestintää ja yhteistä ajantasaista tilannekuvaa. Kuka kävi, milloin, mitä teki, mikä on vointi, tarvitaanko kotona jotain? Jos viestintä ei toimi, etenkin monen toimijan käydessä ikäihmisen luona, on riskinä hoitovirheet.

On naiivia ajatella, että kotihoitoa voidaan kehittää ja tehostaa jos edes kotihoidon yhden organisaation yhden tiimin sisällä ei usein tiedetä mitä edellinen hoitaja on tehnyt. Saati, että tieto kulkisi eri osapuolien välillä: omaisilta kotihoitoon, julkiselta yksityiselle, fyssarilta hoitajille, avustajalta omaisille.

Nykyinen kotihoito onkin usein järjestettyä alla näkyvän kuvan lailla. Eri osapuolien välillä on hiljaisuuden muuri ja eri ilma täyttyy kysymyksistä, huolista ja epätietoisuudesta.

Mitä me olemme oppineet kotihoidosta ja vinkkimme muillekin:

👉 Monitoimijaympäristöissä, kuten kotihoidossa, tarvitaan toimiva, reaaliaikainen, helppokäyttöinen ja tietoturvallinen viestintä- ja yhteistyökanava. Tämä on edellytys yhteistyölle ja sen organisoinnille.

Toimivalla viestinnällä on merkittäviä etuja myös hoivan laatuun, hoitovirheiden minimoimiseen, hoitajien työn helpottamiseen ja omaistyytyväisyyden nostamiseen (lue lisää tästä)

👉 Tarvitaan myös toimintamallin muutos: yhteistyöstä, omaisten osallistamisesta, läpinäkyvyydestä, yhteisestä tilannekuvasta pitää tulla standardi toimintatapa jota johdetaan, johon rohkaistaan, jota tuetaan. Maailma jossa ainoastaan omahoitaja viestii sen yhteyshenkilöksi merkatun lähiomaisen kanssa on mennyttä. Meidän pitää luoda toimintamalli, jossa eri osapuolet osallistetaan hoivaan.

👉 Tätä toimintatapaa ainakin me jalkautamme organisaatioihin esim. palvelumuotoiluprojektin avulla. Jalkauttamiseen auttaa myös 9 vuoden kokemus, parhaat käytännöt eri kunnista ja tuhansien hoitajien ja omaisten haastattelut.

Avainasemassa on kuitenkin johtaminen ja muutosjohtaminen.

Kysymys kotihoidon organisaatioille: oletteko valmiita johtamaan? Oletteko valmiita muutokseen? Vai onko nykytila hyvä ja riittävä?

Viestintä nähdään hoivatyössä edelleen ns. ”nice to have” juttuna. Kiva, vähän pehmeä asia, joka mainitaan web-sivuilla tai johdon seminaaripuheissa ja kalvoilla mutta voidaan oikeasti sivuuttaa. Ei ainakaan asia mihin kannattaisi investoida tai systemaattisesti kehittää.

Kuitenkin toimiva kommunikointi ja ajantasainen tilannekuva on jopa kriittisen tärkeää asiakkaiden hoidon ja hyvinvoinnin kannalta. Ihmiselämä voi riippua siitä. Kerron miksi.

Miksi viestintä on elintärkeää hoivatyössä?

💊 Vanhushoivassa puhutaan usein monisairaista asiakkaista, lääkityksestä, ravitsemuksesta ja asiakkaista jotka eivät välttämättä pärjää yksin 24h. Elintärkeää tietoa pitää välittää ajantasaisesti eri toimijoiden kesken.

Jos viestintä ei toimi tässä ympäristössä, voi tilanne olla jopa hengenvaarallinen asiakkaalle.

Hoivaan osallistuu usein yli 10 eri hoitajaa/viikko. Osa eri organisaatioista. Heitetään sekaan omaiset ja läheiset jotka asuvat eri puolilla Suomea, toimintaterapeutti, fyssari, turvapalvelut, henk.koht avustaja, vapaaehtoinen, järjestötoimija…

Jos viestintään ei panosteta, miten tiedonkulkua koordinoidaan näiden kaikkien välillä? Miten varmistetaan, että kriittinen tieto kulkeutuu eri osapuolille? Tällöin EI riitä kirjaus potilastietojärjestelmään, yksi puhelinsoitto tai paperiset viestivihkot.

• Kuka antoi lääkkeet tänä aamuna? Ai turvapalvelu kävi yöllä äidin luona, miksi?
• Oliko isä kaatunut, mikä on hänen vointinsa?
• Mitäs se fyssari ohjeistikaan?
• Oliko mummo syönyt? Ai ruuat oli homeessa jääkaapissa ja kukaan ei käynyt kaupassa?

Hoitoon liittyy lukuisia kysymyksiä, joihin ei saada vastausta jos viestintään eri osapuolien välillä ei panosteta.

Huono viestintä purkautuu huolipuheluina

Entä mitä käy kun näihin kysymyksiin ei löydy vastauksia tai tieto ei kulje? Omaisten huoli kasvaa ja kasvaa – lopulta purkautuen huolipuheluina, yhteentörmäyksenä tai yhteydenottona mediaan tai valvovaan viranomaiseen. Ja vaikka kaikki olisikin kunnossa niin yhteentörmäykset ja selvitykset kuormittavat huomattavasti jo kuormittunutta henkilöstöä.

Viestintä ei ole siis mikään ”nice to have” hoivatyössä. Se on välttämätöntä. Jopa elintärkeää.

Olimme keväällä kotihoidon tapahtumassa esittelemässä meidän Onervan viestisovellusta.

Esittelypisteelle tuli ison yksityisen valtakunnallisen terveys- ja sosiaalihuollon yrityksen hoitajia juttelemaan meidän Onervasta.

Kerroimme miten helppoa viestintä Onervalla on myös hoitajien kesken – ja ennen kaikkea tietoturvallista. Juttelimme myös miten whatsappia ei saa käyttää sote-tiedon välittämisessä, myöskään sisäisessä viestinnässä (lue case Vantaa)

Hoitajat siihen vähän naureskellen totesivat, että kyllähän meilläkin sitä whatsappia käytetään asiakkaista viestiessä. Tietoturva on hoidettu sillä tavalla ”näppärästi”, että hoitajat eivät mainitse asiakkaiden nimiä vaan käyttävät nimimerkkejä tai lyhenteitä: JK, VP, ”Keke”.

Aina ei kuulemma ole helppo tietää kenestä kymmenistä tai sadoista asiakkaista puhutaan kun toinen hoitaja kirjoittaa, että LT, SO tai MN tarvitsee sitä tai tätä.

Toivon kovasti, että yrityksessä ei lääkehuoltoa sovita tällä tarkkuudella.

Ymmärrän, että whatsapp on kaikille tuttu työväline ja ennen kaikkea maksuton. Mutta hoitajien työn vaikeuttaminen tällä tavoin ja tietoturvalla kikkailu on – no se on ehkä vähän typerää ja säästämistä väärästä kohtaa. Uskon, että esimerkiksi Vastaamon toimitusjohtaja ei säästäisi uudestaan tietoturvasta.

Hoivatyön viestintään on tarjolla siihen räätälöityjä erinomaisia työvälineitä – samoilla ominaisuuksilla ja yhtä helppoja käyttää kuin whatsapp. Sellaisia kuten meidän Onervan pikaviestisovellus.

Oikeilla työvälineillä helpotetaan viestintää ja hoitajien työtä, ei vaikeuteta sitä. Samalla varmistetaan tietoturva ja noudatetaan lakeja. Ja firman toimitusjohtajakin saa nukkua yönsä turvallisin mielin.

Ja silloin hoitajat voivat kutsua myös asiakkaita ihan heidän omilla nimillään.