Sote-ammattilaisten pitää viestiä päivittäin niin keskenään kollegoiden välillä kuin asiakkaille ja usein myös asiakkaiden omaisille ja läheisille (esimerkiksi vanhemmille lastensuojelussa ja vammaispalveluissa tai läheisille vanhuspalveluissa).

Useimmissa kunnissa, hyvinvointialueilla ja sote-yrityksissä on käytetty Whatsappia tai Signalia pikaviestintään, vaikkakin se on kielletty monin paikoin eikä suositella käytettäväksi etenkään asiakastietojen välittämiseen.

• Lue lisää: Vantaa kielsi Whatsappin käytön
• Rovaniemen kaupunki luopuu whatsappin käytöstä
• Säästetään ja tehdään hoitajien työstä vaikeampaa
• Voiko whatsappia käyttää sosiaali- ja terveydenhuollossa?
  

Mutta miksi Whatsappia, Signalia, Telegramia tai vastaavia viestisovelluksia ei saa käyttää sote-viestinnässä? Kerromme seuraavaksi 14 syytä.

Syyt miksi Whatsappia ei tule käyttää sosiaali- ja terveydenhuollon viestinnässä

1. GDPR-vaatimukset: WhatsApp ei täytä EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista. Tämä voi aiheuttaa vakavia seuraamuksia ja sakkoja yrityksille, jotka käyttävät WhatsAppia henkilötietojen käsittelyyn. Esimerkiksi tietoja ei saa luovuttaa EU:n ulkopuolelle.
   
2. Tietoturva: Vaikka WhatsApp tarjoaa päästä-päähän -salausta, sen tietoturvaominaisuudet eivät välttämättä ole riittävät arkaluonteisen asiakas- ja potilastiedon suojaamiseen. Voit tutustua tästä esimerkiksi THL:n määräyksiin ja vaatimuksiin sote-tietojärjestelmistä ja niiden toiminnallisuuksista
   
3. Tietosuoja: WhatsAppin omistaa Meta (Facebook), joka on tunnettu keräämään ja hyödyntämään käyttäjätietoja markkinointi- ja mainostarkoituksiin. Käyttämällä Whatsappia asiakastietojen viestimiseen (huom: pelkkä asiakkaan puhelinnumero/IP-osoite on asiakastietoa), asetat asiakkaan vaaraan ja tiedot voivat siirtyä 3. osapuolelle mainostarkoituksiin.
   
4. Tietojen lokitus ja jäljitettävyys: WhatsApp/Signal ei tarjoa kattavaa lokitusta tai jäljitettävyyttä, mikä on vaatimuksena sote-sektorilla asiakastietojen käsittelyssä. Hyvinvointialueen pitää pystyä tarvittaessa selvittämään kuka on kirjautunut järjestelmään milloinkin ja kuka on lukenut asiakastietoja.
   
5. Poistettavuus: WhatsAppissa ei ole helppoa tapaa poistaa vanhoja viestejä tai tietoja järjestelmästä pysyvästi. Jos esimerkiksi yhdellä keskusteluun osallistuvalla henkilöllä on varmuuskopiointi päällä, koko viestihistoria tallentuu pilvipalveluun eikä voida taata asiakastietojen poistamista vaikka asiakas tai palvelutuottaja näin toivoisi. Tämä on iso ongelma, kun kyseessä ovat arkaluonteiset tiedot, joiden säilytysaika on rajoitettu tai joiden poistamista asiakas vaatii.
   
6. Sovelluksen virallinen käyttötarkoitus: WhatsApp ja Signal ovat suunniteltu ensisijaisesti yksityiseen ja henkilökohtaiseen käyttöön, ei yritysten tai ammatillisen viestinnän tarpeisiin. Tämän vuoksi sovelluksessa ei ole erityisominaisuuksia, jotka on suunniteltu juuri sosiaali- ja terveydenhuollon vaatimuksiin.
   
7. Potilastietojärjestelmien tai käyttäjähallinnan integraatio: WhatsApp ei tarjoa mahdollisuutta integroitua olemassa oleviin potilastietojärjestelmiin tai muihin terveydenhuollon tietojärjestelmiin tai esimerkiksi käyttäjähallintajärjestelmään (esim. Active directory). Tämä voi vaikeuttaa tietojen siirtoa ja käyttöä eri järjestelmien välillä eikä mahdollista keskitettyä käyttäjähallintaa.
   
8. Käyttäjien tunnistaminen ja valvonta: WhatsAppissa ja Signalissa ei ole tehokkaita keinoja varmistaa käyttäjien identiteettiä tai valvoa heidän toimintaansa. Tämä voi johtaa väärinkäytöksiin ja pahimmassa tapauksessa ulkopuoliset henkilöt voivat liittyä keskusteluihin.

9. Vastuun selvittäminen: WhatsApp-viestien ja keskustelujen jäljitettävyys, lokitus ja arkistointi voi olla puutteellista, mikä vaikeuttaa vastuun selvittämistä ja mahdollisten ongelmien ratkaisemista viestinnässä.
   
10. Henkilötietojen käsittelyn dokumentointi: WhatsApp ei tarjoa kattavaa dokumentaatiota ja raportointia henkilötietojen käsittelystä, mitä GDPR taas vaatii.
    
11. Viestien säilytysaika: joissain tapauksissa sote-tietoja pitää säilyttää useamman vuoden ajan. Meillä ei ole mitään takeita, että Signaliin tai Whatsappiin kirjatut tiedot säilyvät vaaditun ajanjakson.
    
12. Käyttäjähallinta: WhatsAppissa ja Signalissa ei ole tehokasta käyttäjähallintaa, mikä voi aiheuttaa haasteita henkilökunnan vaihtuessa tai organisaatiorakenteen muuttuessa. Tämä voi vaikeuttaa viestinnän hallintaa ja valvontaa.
    
13. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle: Koska WhatsAppin palvelimet voivat sijaita EU:n ulkopuolella, tietojen siirto voi aiheuttaa tietosuojaan liittyviä haasteita ja rikkoa GDPR:n vaatimuksia.
    
14. Ei mahdollista tehdä sopimusta henkilötietojen käsittelystä ja vastuista: Kun hyvinvointialue, kunta tai sote-yritys ottaa käyttöön tietojärjestelmän tai viestisovelluksen, tulee sen tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä. Siinä määritellään vastuut ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelyyn liittyen ja viestisovelluksen toimittaja sitoutuu noudattamaan riittävää tietoturvaa ja -suojaa.
    
    Whatsappin / Meta-yhtiön kanssa neuvottelu- ja sopimusmahdollisuus on olematon ja käyttöehdot tulevat annettuna heidän puolelta.
    
    Tässä oli muutamia esimerkkejä tietosuojavaatimuksista, jotka tulevat tietosuojalaista ja yleisestä EU:n tietosuoja-asetuksesta eli GDPR:stä. Näitä asioita käydään läpi tietosuojavaikutusten arvioinnissa (DPIA) kun hyvinvointialue tai sote-palveluyritys hankkii sovelluksia ja teknologiaa käyttöönsä.
    
    Valitettavan usein tosin globaalien kuluttajasovellusten tapauksessa tietosuojavaikutusten arvioinnista laistetaan ja jätetään tekemättä tyystin. Jolloin asetetaan sekä asiakastiedot vaaraan mutta samalla pakotetaan henkilökunta käyttämään sovelluksia joilla syyllistyvät tietosuojarikkomuksiin. Tämä on huonoa johtamista johon tulisi hyvinvointialueilla puuttua jämäkästi.

Uskallanko käyttää Whatsappia?

Talentia-lehdessä on pari vuotta vanha mutta edelleen tärkeä ja ajankohtainen juttu whatsappista ja miten sitä ei saa käyttää sote-viestinnässä. Lue artikkeli tästä.

Olennaisia whatsappin, signalin ja vastaavien tuotteiden ongelmia, joita artikkelissa esitetään:

⛔ ”Esimerkiksi Helsingin kaupungissa ongelmaksi on todettu se, että jos puhelimella säilytetään yhteystietoja ja käytetään WhatsAppia, myös yhteystiedot siirtyvät pilveen palvelun palvelimelle.”

⛔ ”Lisäksi jos edes yhdellä WhatsAppin viestiryhmän jäsenellä on varmuuskopiointiasetus päällä, koko viestihistoria tallentuu pilveen, Helsingin kaupungin tietosuojavastaava Päivi Vilkki kertoo.”

😨 Työntekijät asetetaan hankalaan asemaan koska asiakkaiden ja kollegoiden kanssa pitää kuitenkin viestiä. 

Työntekijää ei helpota tieto, että Vastaamon toimitusjohtaja sai vankeustuomion tietoturvarikkomuksesta. Nähdäänkö pian joku sosiaalityöntekijä, tiiminvetäjä tai hyvinvointialueen johtaja oikeudessa ja iltapäivälehtien kannessa?  🚨 

Useampi kunta ja hyvinvointialue ei halua Vastaamon kohtaloa ja on kieltänyt Whatappin käytön. Esimerkiksi Vantaa (Lue juttu: Vantaa kielsi Whatsappin käytön)

Onerva on kotimainen vastine Whatsappille

Helsingin kaupungin tietosuojavastaava peräänkuulutti suomalaista vastinetta whatsappille ja iloksi voimme vastata huutoon 😊 

🇫🇮 📱 Suomesta löytyy Onerva pikaviestisovellus – kotimainen, tietoturvallinen vastine Whatsppille ja Signalille. Suunniteltu ja räätälöity sosiaali- ja terveydenhuollon viestintätarpeisiin: niin sisäiseen viestintään kuin asiakasviestintään (tai omaisviestintään esimerkiksi vanhus- ja vammaishoivassa).

Onervan etuja:

✅ Tiedot pysyvät aina Suomessa
✅ Tiedot ja tietoliikenne salataan ja suojataan
✅ Mahdollisuus lokitietojen seurantaan
✅ Käyttäjähallinta on palvelutuottajalla, ulkopuolisia ei voi lisätä keskusteluryhmiin
✅ Täyttää #GDPR ja #tietosuoja vaatimukset

👉 Ja mikä parasta: Onervaa on yhtä helppo käyttää kuin whatsappia

Onervan käyttöliittymää voidaan myös muokata asiakastarpeeseen ja esimerkiksi Helsingin kaupungin lastensuojelun kanssa olemme toteuttaneet siitä lapsille ja nuorille suunnatun #valtti pikaviestisovelluksen (Tutustu Valttiin – lastensuojelun tietoturvalliseen pikaviestisovellukseen)

Tarvittaessa Onerva voidaan integroida niin käyttäjähallintaan (esim. yrityksen/hyvinvointialueen active directory) tai potilastietojärjestelmään. Myös asiakaspalvelu, käyttäjätuki ja koulutukset sekä 9 vuoden kokemus ja parhaat käytännöt sote-viestinnästä on käytössänne.

Onervaa käytetäänkin ympäri Suomea niin asiantuntijoiden sisäisessä viestinnässä, asiakasviestinnässä kuin omaisviestinnässä mm. seuraavilla palvelualoilla:

☑ Ikääntyneiden kotihoito ja palveluasuminen
☑ Lastensuojelu ja perhesosiaalityö
☑ Vammaispalvelut
☑ Mielenterveyspalvelut
☑ Päihdekuntoutus
☑ Nuorten sosiaalityö
jne.

Jos siis etsitte kotimaista vaihtoehtoa whatsappille, sellainen löytyy jo ja sillä on tuhansia iloisia käyttäjä 🤗 

Tutustu tästä linkistä tarkemmin Onervaan tai buukkaa oma esittelypalaveri laittamalla meille mailia 📩info@onervahoiva.fi tai soittamalla p. 050 326 4989

Toimiva viestintä on elinehto sosiaali- ja terveydenhuollossa. Viestinnän pitää olla sujuvaa niin sote-ammattilaisten kesken, ammattilaisilta asiakkaille kuin asiakkaiden omaisille ja läheisille (esim. vanhus- ja vammaispalvelut, lastensuojelu).

Kuten suurin osa tietää, pikaviestisovellukset kuten WhatsApp ja Signal eivät ole sallittuja sosiaali- ja terveysalan viestinnässä. Käyttämällä näitä asiakastietojen välittämiseen, voidaan syyllistyä tietosuojarikkomukseen.

Tästä syystä useat kunnat ovat kieltäneet Whatsappin / Signalin ja vastaavien käytön.

• Vantaa kielsi Whatsappin käytön
• Rovaniemen kaupunki luopuu whatsappin käytöstä

GDPR- ja tietosuojavaatimusten mukaan näitä sovelluksia ei tulisi käyttää asiakastiedoista viestiessä, koska ne eivät takaa asianmukaista tietoturvaa ja henkilötietojen käsittelyä.

Vastaamon surullinen tapaus on esimerkki siitä mitä voi käydä kun tietosuojaa ei otettu vakavasti. Toimitusjohtaja sai vankeutta tietosuojarikkomuksesta mikä on poikkeuksellista Suomessa – mutta ei varmasti jää ainoaksi tapaukseksi.

Miten sitten mahdollistaa yhtä helppo ja nopea viestintä kuin Whatsappilla mutta tietoturvallisesti ja niin, että noudatetaan tietosuojalakia ja GDPR-vaatimuksia?

Helppo, nopea ja tietoturvallinen pikaviestintä sote-alalle

Onneksi meillä on ratkaisu tähän ongelmaan: Onerva on kotimainen, helppokäyttöinen ja tietoturvallinen vaihtoehto WhatsAppille ja muille pikaviestipalveluille. Onerva on erityisesti suunniteltu sosiaalihuollon tarpeisiin ja se on Suomen suosituin pikaviestisovellus esimerkiksi vanhus- ja vammaispalveluissa Helsingistä Rovaniemelle ja Liedosta Lieksaan.

Onervan hyödyt:

✅ Tiedot pysyvät aina Suomessa
✅ Tiedot ja tietoliikenne salataan ja suojataan
✅ Mahdollisuus lokitietojen seurantaan
✅ Käyttäjähallinta on palvelutuottajalla, ulkopuoliset eivät voi liittyä keskusteluihin
✅ Täyttää GDPR ja tietosuojavaatimukset

Ja olennaisinta: Onervaa on yhtä helppo käyttää kuin whatsappia!

Onervan käyttöliittymää voidaan muokata asiakastarpeeseen ja esimerkiksi Helsingin kaupungin lastensuojelun kanssa olemme toteuttaneet siitä lapsille ja nuorille suunnatun Valtti-pikaviestisovelluksen. 

Onervaa käytetäänkin ympäri Suomea niin asiantuntijoiden sisäisessä viestinnässä, asiakasviestinnässä kuin omaisviestinnässä mm. seuraavilla palvelualoilla:

☑ Ikääntyneiden kotihoito ja palveluasuminen
☑ Lastensuojelu ja perhesosiaalityö
☑ Vammaispalvelut
☑ Mielenterveyspalvelut
☑ Päihdekuntoutus
☑ Nuorten sosiaalityö
jne.

Jos siis etsitte kotimaista vaihtoehtoa whatsappille, sellainen löytyy jo ja sillä on tuhansia iloisia käyttäjä ympäri Suomea jo vuodesta 2014 lähtien.

• Tutustu Onervan käyttöön Porvoon kotihoidossa
• Onerva Rauman vanhuspalveluissa

Onervan avulla voitte varmistaa, että viestintänne työntekijöiden kesken, asiakkaiden kanssa ja asiakkaiden omaisten kanssa on tietoturvallista ja sujuvaa.

Lisäksi sovelluksen käyttöönotto on vaivatonta, eikä se vaadi IT-projektia. Halutessa sen saa käyttöön saman päivän aikana. Käyttöönotoissa mittaamme aina vaikuttavuuden ammattilaisten työhön (aika- ja kustannussäästö, työntekijä- ja asiakastyytyväisyys) ja varmistamme, että investointinne kannattaa.

Tarvittaessa Onerva voidaan räätälöidä teidän brändin visuaalisella ilmeellä ja integroida potilastietojärjestelmiin tai käyttäjähallintajärjestelmiin.

Älkää epäröikö ottaa yhteyttä, mikäli teillä on kysyttävää Onervasta tai tarvitsette apua käyttöönotossa. Voit varata oman etäesittelyn laittamalla sähköpostia info@onervahoiva.fi tai soittamalla p. 050 326 4989

Odotamme innolla mahdollisuutta auttaa teitä parantamaan viestintää ja tietoturvaa!

”Miksi omainen / lapsi / sosiaalihuollon asiakas / päihdekuntoutuja / lisää tähän mikä tahansa sosiaalihuollon asiakas… viestisi teidän sovelluksen avulla?”

Kuluttajat saavat tietenkin valita mitä sovellusta käyttävät kun viestivät keskenään. Joku käyttää Snäppiä, toinen Telegramia, kolmas Whatsappia, yksi Signalia, tämä suosii Discordia.

Mutta kun asiakas viestii palvelutarjoajan tai viranomaisen kanssa, ei hän voi sanella mitä sovellusta käytetään. Jos haluat viestiä verottajan kanssa, on siihen tarjolla Omavero.fi palvelu. Jos haluan asioida pankkini kanssa, menen OP.fi sivustolle tai mobiilisovellukseen.

Ei 6 miljoonaa suomalaista voi kukin valita mieleistään appia ja päättää, että ”hei minä haluan asioida Kelan kanssa Vkontaktilla ja poliisin kanssa mieluusti Discordilla”.

Viranomainen tai palvelutarjoaja kuten hyvinvointialue ilmoittaa asiakkaille, että nämä ovat meidän keskitetyt asiointi- ja viestintäkanavat. Ja niitä asiakkaat käyttävät jos haluavat asioida. Piste.

Selkeät, yhteisesti sovitut viestintäkanavat helpottavat työtä ja asiakkaiden asiointia

Hypätään nyt sosiaalihuoltoon jossa me toimimme. Onerva kehittää viestisovelluksia sosiaalihuollon palvelutarjoajille – yrityksille ja hyvinvointialueille. Tällöin palvelutarjoaja ottaa keskitetyn viestisovelluksen käyttöönsä – esimerkiksi vanhuspalveluissa, päihdehuollossa tai lastensuojelussa. Tai vaikka kaikissa niissä.

Ja ilmoittaa niin työntekijöille ja asiakkaille, että tästä eteenpäin viestintä hoituu tässä kanavassa. Tällöin tehdään selväksi, perustellen tietenkin, että me ei enää käytetä esimerkiksi whatappia tai signalia asiakastiedoista viestimiseen. Niin kuin me ei käytetä Snäppiä tai Instagramiakaan tai jotain muuta kanavaa mitä joku yksittäinen asiakas tykkäisi käyttää.

Tämä voi kuulostaa tylyltä mutta se on ennen kaikkea käytännöllistä, edullisinta ja tietoturvallista.

• Selkeyttä viestintään – asiakkaat ja työntekijät tietävät mitä välinettä käyttää missäkin tarkoituksessa
• Ajansäästöä – täsmälliseen tarpeeseen suunnitellulla työvälineellä saadaan usein paras lopputulos. Viestintä toimii ja säästetään työaikaa olennaiseen
• Tietoturvallisuus – varmistetaan, että noudatetaan tietosuojalakia ja GDPR vaatimuksia. Ei tehdä uutta case Vastaamoa eikä kukaan mene vankilaan siitä, että ei ole noudattanut tietosuojavaatimuksia

Selkeät suuntaviivat ja ohjeet ei ole tylyä palvelua vaan johtamista. Työn tekemistä helpommaksi työntekijöille ja palvelut suoraviivaiseksi asiakkaille.

Tämä on neljäs osa blogisarjaa, jossa käsitellään omaisviestintää ikääntyneiden hoivassa ja käytettävissä olevia eri työvälineitä.

Lue aiemmat osat linkeistä alta:

Mitä on omaisviestintä? Osa 1: Työvälineiden esittely
Mitä on omaisviestintä? Osa 2: Omaisviestinnän tunnuspiirteet
Mitä on omaisviestintä? Osa 3: Vaatimuksia työvälineille

Tässä osassa päästään itse asiaan eli käymme läpi miten eri viestintäkanavat ja -työvälineet vastaavat edellisessä kirjoituksessa esille tuotuja monipuolisia vaatimuksia.

Jos olet malttamaton lukija, saat vertailun tulokset näkyville suoraan tästä tai vierittämällä ihan kirjoituksen loppuun. (lisää…)