Mitä on omaisviestintä? Osa 4: Työvälineiden vertailu

Tämä on neljäs osa blogisarjaa, jossa käsitellään omaisviestintää ikääntyneiden hoivassa ja käytettävissä olevia eri työvälineitä.

Lue aiemmat osat linkeistä alta:

Mitä on omaisviestintä? Osa 1: Työvälineiden esittely
Mitä on omaisviestintä? Osa 2: Omaisviestinnän tunnuspiirteet
Mitä on omaisviestintä? Osa 3: Vaatimuksia työvälineille

Tässä osassa päästään itse asiaan eli käymme läpi miten eri viestintäkanavat ja -työvälineet vastaavat edellisessä kirjoituksessa esille tuotuja monipuolisia vaatimuksia.

Jos olet malttamaton lukija, saat vertailun tulokset näkyville suoraan tästä tai vierittämällä ihan kirjoituksen loppuun.

Kertauksena: viestintätyövälineitä ikääntyneiden hoivaan

Ennen kuin käyn läpi eri omaisviestinnän ja ikääntyneiden hoivan viestintätyövälineiden hyviä ja huonoja puolia, kerrataan mitä kanavia ylipäätään on käytössä:

  1. Kasvokkainen tapaaminen
  2. Puhelin (soitto / tekstiviesti)
  3. Sähköposti
  4. Paperiset viestivihkot, post-it laput
  5. Potilastietojärjestelmän omaisviestintämoduuli
  6. WhatsApp, Skype, Facebook, Yammer ja muut globaalit sähköiset sovellukset
  7. Sensoritekniikka ja niihin liittyvät palvelut
  8. Omaisviestintään erikoistunut palvelu, kuten Onerva
Omaisviestintäkanavia Onerva omaisviestintä

Eri omaisviestintäkanavia ja -työvälineitä

Käyn seuraavaksi läpi kunkin viestintäkanavan ja arvioin miten hyvin ne vastaavat vanhushoivan viestintään asetettuja vaatimuksia.

1 Kasvokkainen tapaaminen

Tapaaminen kasvokkain on tietenkin paras viestinnän keino. Mikään sähköinen työväline ei voita kahdenkeskistä keskustelua.

Hyvät puolet

  • Tehokkain viestinnän muoto, virhetulkinnat ovat minimissään
  • Tietoturvallinen

Haasteet

  • Ei reaaliaikainen koska omaista ei voida tavata aina kun on tarve
  • Ei paikkariippumaton, syrjii kaukana asuvia
  • Ei tasapuolista, syrjii kaukana asuvia
  • Ei tue hyvin usean hoitajan tai 3. osapuolen viestintää
  • Ei jää tallennetta
  • Yhteismitallisuus ja helppous riippuu kuka viestii (monille omaisille ja hoitajille kynnys kasvokkaiseen keskusteluun voi olla suuri)

Vaikka kasvokkainen viestintä on paras tapa oikoa vaikeita ongelmia ja kasvattaa luottamusta, niin jokapäiväiseen ja hyvin monipuoliseen viestintään ja eri käyttötapauksiin se soveltuu huonosti.

Omaisviestintää ei voidakaan missään nimessä jättää pelkästään sen varaan, että hoitohenkilökunta ja omaiset tapaavat kasvokkain.

2 Puhelin, tekstiviestit

Puhelin on tapaamisen ohella käytetyin omaisviestinnän muoto. Moni hoivatalo on tapaamisissamme sanonut, että puhelin on pääasiallinen ja usein ainoa tapa viestiä omaisille.

Entä miten se vastaa viestinnän vaatimuksiin hoivatyössä?

Hyvät puolet

  • Tehokas viestinnän muoto, virhetulkinnat ovat vähäisiä
  • Reaaliaikainen jos henkilö saadaan vain kiinni tai käytetään tekstiviestiä
  • Jokseenkin tietoturvallinen, silloin kun ollaa varmoja että kuka on puhelimen toisessa päässä (aina näin ei ole jos “omainen” soittaa hoitajille ja soittajan henkilöllisyyttä ei varmenneta kuten meille on käynyt omassa elämässä)
  • paikkariippumaton

Haasteet

  • Ei reaaliaikainen (koska omaista ei saada aina kiinni eikä varsinkaan hoitajaa)
  • Ei tasapuolista, syrjii muita sukulaisia (viestintä tapahtuu lähes aina vain yhden sovitun omaisen kanssa)
  • Ei tue siis hyvin usean hoitajan tai 3. osapuolen viestintää
  • Ei jää tallennetta (tekstiviesteistä kyllä)
  • Yhteismitallisuus puuttuu
  • Helppous riippuu kuka viestii (monille omaisille ja hoitajille kynnys puhelinkeskusteluunkin voi olla suurehko)

Puhelin on hyvä viestintäväline. Tekstiviesti on helppo laittaa ja jos omaisen saa kiinni soittamalla, voi siinä käydä läpi hankaliakin asioita ja luoda sitä kaivattua luottamusta.

Mutta riittävä se ei ole missään muotoa. Suurimpana haasteena on, että se tukee heikosti usean henkilön välistä viestintää ja useimmiten (lähes aina) viestintä tapahtuu vain sen yhden omaisen välillä.

Usein omaista ei saada kiinni juuri sillä hetkellä tai omainen ei saa hoitajaa kiinni. Moni omainen on kertonut meille, ettei tiedä kenelle hoitajalle pitikään soittaa ja onko oikea hoitaja vuorossa.

3 Viestivihkot, post-it laput

Vanhat kunnon sinikantiset reissuvihkot tai joskus jopa post-it laput ovat olleet paljon käytössä etenkin kotihoidossa kun hoitajien on pitänyt viestiä omaisten kanssa ja mitään muuta vaihtoehtoa ei ole ollut käytössä.

Monet hoivayksiköt ovat lopettaneet viestivihkojen käyttämisen kokonaan koska niissä on suuri tietoturvariski. Joskus on utelias naapuri tai vaikka sitten huoltomies voinut nähdä asiakkaan hoivaan tai lääkitykseen liittyvää arkaluonteista tietoa.

Kirjoitimme tässä jutussa laajemmin viestivihkojen ja post-it lappujen ongelmista.

Aluehallintovirasto (AVI) onkin kieltänyt viestivihkojen käytön kuten saimme lukea tästä artikkelista vastikään.

Hyvät puolet

  • Helpohko tapa kirjata terveiset
  • Tukee jollain tavalla useamman tahon välistä viestintää (kaikki paikalla olijat näkevät viestin, mikä on samalla tietenkin iso tietoturvaongelma)

Haasteet

  • Ei reaaliaikainen, viestit nähdään usein päiviä tai jopa viikkoja myöhässä
  • Ei paikkariippumaton, syrjii kaukana asuvia
  • Ei tasapuolista, syrjii kaukana asuvia
  • Ei tietoturvallinen
  • Ei jää tallennetta (laput hukkuvat usein)
  • Ei yhteismitallista

Useita omaisia haastateltuna voin todeta, että viestivihko tai muut lippulaput ovat kehnoja viestintävälineitä. Moni omainen on sanonut, että laput hukkuvat, viesti ei mene perille ja jos menee, eivät he tee sillä tiedolla mitään viikkojen päästä.

Joten hoivayksiköt: jättäkää viestivihkot jo pois. Tarjolla on useita parempia, reaaliaikaisia ja ennen kaikkea tietoturvallisempia vaihtoehtoja.

4 Email

Sähköposti on vähän käytetty viestintäväline vanhusten hoivassa.

Olemme kuulleet kahdesta hoivayksiköstä, että heiltä on kielletty sekä sähköpostiryhmien käyttäminen sekä etenkin potilastiedon välittäminen sähköpostin välityksellä.

Emme saaneet tarkempaa tietoa miksi sähköpostiryhmiä ei saisi käyttää, varsinkin jos käyttö on enemmänkin toimia eräänlaisena sähköisenä ilmoitustauluna.

Hyvät puolet

  • Helpohko tapa viestiä, jos vain sähköpostiosoitteet on tallessa
  • Reaaliaikainen
  • Paikkariippumaton
  • Tukee jollain tavalla useamman tahon välistä viestintää kun samalla viestillä voi olla useampi vastaanottaja
  • Tasapuolinen, jos vain kaikki omaiset otetaan viestintää mukaan (todellisuudessa näin ei ole oikeastaan koskaan)
  • Jättää tallenteen

Haasteet

  • Harvoin tasapuolista, syrjii muita omaisia
  • Ei tietoturvallinen
  • Ei yhteismitallista

Sähköposti on yritysten ja ihmisten välisessä viestinnässä erittäin paljon käytetty väline mutta jostain syystä todella useat hoivayksiköt jättävät keräämättä omaisten sähköpostiosoitteita tai ne eivät ole ajantasalla.

Joissakin yksiköissä vain alle puolelle omaisista löytyy sähköposti ja sekin on jossain Effican syövereissä, josta sitä ei jakseta lähteä kaivamaan.

Ja kun käytetään ulkomaalaisia, isojen jenkkituotteiden (Microsoft, Google) sähköpostipalveluita, ei voida olla varmoja että tiedot pysyvät EU:n sisällä. Tietoturva lienee suurin haaste sähköpostin käyttämiseen.

5 Potilastietojärjestelmä

Potilastietojärjestelmä löytyy lähes kaikilta vähänkään suuremmilta hoivapalvelutarjoajilta. Suomessa yleisiä järjestelmiä ovat mm. Effica, Domacare ja Pegasos.

Potilastietojärjestelmät ovat käytännössä ns. toiminnanohjausjärjestelmiä. Ne tekevät vähän kaikkea mitä kulloisessakin terveydenhuollon toimialalla tarvitaan. Sieltä löytyy asiakkaan perustiedot, potilaskertomukset jne.

Valitettavasti omaisviestintä puuttuu niistä useimmista.

Yksi syy avoimen viestinnän puutteeseen voi liittyä siihen, että potilastietojärjestelmät ovat lähtökohtaisesti suljettuja, hyvin tietoturvattuja järjestelmiä, jotka asennetaan hoivayksikön sisään heidän palvelimille.

Niistä ei haluta (tai pystytä) rakentamaan yhteyttä ulkomaailmaan.

Tai sitten järjestelmätoimittajia ei ole kiinnostanut rakentamaan omaisviestinnän mahdollisuuksia, mikä on täysin ymmärrettävää.

Eihän toiminnanohjausjärjestelmien piiriin kuulu usein esim. taloushallinto, sähköpostijärjestelmä tai vaikka palkanmaksu, nämä hoidetaan erillisillä tietojärjestelmillä ja sovelluksilla.

Itse uskonkin, että koska viestintä ikääntyneiden hoivassa vaatii useiden osapuolten osallistumista, ei potilastietojärjestelmä ole oikea paikka tämän tarjoamiseen.

Hyvät puolet

  • Tietoturvallinen (tieto vain valitettavasti pääsee harvoin ulos potilastietojärjestelmästä)
  • Jättää jäljen
  • Tieto on yhteismitallista

Haasteet

  • Ei reaaliaikaista (luonnollisesti silloin kun tieto jää potilastietojärjestelmän uumeniin)
  • Ei paikkariippumatonta, jollei käytetä mobiiliratkaisua ja jaeta tietoa ulospäin (tällöinkin toimii usein vain hoitajien välisenä viestintänä, ei omaisille)
  • Ei tasapuolista, ei tue 3. osapuolia tai useita omaisia
  • Ei helppoa, eikä nopeaa (potilastietojärjestelmät ovat perinteisesti koettu erittäin vaikeakäyttöisiksi)

Hoivayksiköiden on kirjattava potilastietojärjestelmiin muutokset asiakkaan voinnissa sekä kotihoidossa käyntien tiedot.

Täten ne olisivat kyllä luonnollinen tietolähde omaisviestintään mutta tähän asti ne ovat olleet enemmänkin suljettuja järjestelmiä eikä niitä ole voitu/haluttu käyttää omaisviestintään.

6 WhatsApp, Skype, Yammer jne.

Olen törmännyt pariin hoivapalvelutarjoajaan, jotka käyttävät omaisten kanssa viestintään jotain kansainvälistä sosiaalisen median alustaa kuten WhatsAppia, Skypeä tai Yammeria.

Kuten sähköpostissa, sosiaalisen median palveluissa suurin haaste on tietoturvassa. Potilastietojen välittäminen EU:n ulkopuolelle, mahdollisesti toisen maan viranomaisten haltuun, ei ole luonnollisesti toivottavaa.

Lisäksi keskusteluryhmiin on mahdollista liittää vahingossa tai tahallisesti käytännössä ketä vain, ilman että ikääntynyt asiakas voi itse tähän vaikuttaa.

Omaisviestinnän yhtenä ehtona Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan on, että asiakas antaa suostumuksen viestinnälle. Tämä ehto ei täyty jos omainen tai hoitaja voi mielivaltaisesti lisätä henkilöitä näkemään asiakkaan potilastietoja.

Toinen haaste on helppokäyttöisyydessä ja yhteismitallisuudessa. WhatsApp on todella helppokäyttöinen kun juttelet mukavia kavereiden kanssa mutta miten hyvin se soveltuu hoitajien käyntien nopeisiin kirjauksiin, siten että kirjaukset ovat yhteismitallisia päivästä toiseen?

Toisaalta omaiset ovat itsekin usein yli 60-vuotiaita, kärsien ikänäöstä, joten työvälineen tulisi olla suunniteltu ikäihmisiä silmällä pitäen. Sosiaalisen median työvälineet on suunniteltu lähes aina nuorille käyttäjille.

Hyvät puolet

  • Useille (nuoremmille) tuttuja työvälineitä
  • Reaaliaikainen
  • Paikkariippumaton
  • Tasapuolinen (mahdollistaa useiden vastaanottajien mukaanoton)
  • Mahdollistaa 3. osapuolen viestinnän
  • Jättää jäljen
  • Helppo ja nopea jättää viesti (mutta päivästä toiseen tehtävissä toistuvissa kirjauksissa hidas)

Haasteet

  • Ei tietoturvallinen
  • Ei yhteismitallista tietoa
  • Ei nopea silloin kun pitää kirjata toistuvia asioita (esim. mieliala tai lääkkeiden ottaminen päivästä toiseen)

Sosiaalisen median työvälineet ovat loistavia välineitä yhteydenpitoon. Lähinnä tietoturvapuutteensa vuoksi niitä ei voida suositella potilastiedon jakamiseen.

Mutta ehkä yleiseen tiedottamiseen ja eräänlaisena “sähköisenä ilmoitustauluna” ne toimivat hyvin.

7 Sensoritekniikka, IoT, videoyhteys

Monet yritykset työskentelevät erilaisen sensoriteknologian parissa. Puhutaan ns. asioiden internetistä (Internet-of-things, IoT), jossa verkkoon liitetyt lukuisat laitteet keskustelevat keskenään.

Muutamia esimerkkejä näistä on älypatjat tai matot, joissa sensorit tunnistavat milloin ihminen on niiden päällä ja milloin ei.

Tai liikkeentunnistimet, jotka pystyvät seuraamaan milloin vanhus on käynyt vessassa ja kuinka kauan hän on siellä.

Myös jo nykyisellään käytössä olevat älyrannekkeet ja niissä mahdollisesti oleva paikannustekniikka on yhdenlaista sensori/IoT -tekniikkaa.

Yhteistä tälle teknologialle on seurata asiakkaan liikkeitä ja vointia etänä. Ja puuttua siihen kun on tarve (asiakas on kaatunut, asiakas viilettää pitkin moottoritietä keskellä yötä jne.)

Riippuen teknologiasta, omaisille on mahdollista välittää viesti sensoreista. Tällöin ei voida puhua niinkään omaisviestinnästä koska viestintä on yksisuuntaista. Kyse on enemmänkin hälytyksistä.

Hyvät puolet

  • Reaaliaikaista
  • Paikkariippumatonta
  • Tietoturvallista
  • Jättää jäljen
  • Yhteismitallista

Haasteet

  • Eivät mahdollista kaksisuuntaista viestintää eivätkä ole varsinaisia viestintäkanavia
  • Eivät mahdollista tasapuolista viestintää
  • Eivät mahdollista viestintää 3. osapuolten välillä
  • Viestintä ei ole helppoa jos se ei ole kaksisuuntaista

Uskon, että sensoriteknologia tulee mullistamaan ja muuttamaan ikääntyneiden hoivaa ja tulemme tarvitsemaan sitä.

Mutta teknologia ei tule korvaamaan ihmiskontaktia, kuten kirjoitin aiemmin blogissa. Tarvitsemme edelleen ihmistä kohtaamaan ikääntyneen, nostamaan hänet ylös kun hän kaatuu, auttamaan peseytymisessä, olemaan läsnä.

Tarvitsemme myös ihmistä tulkitsemaan ja välittämään tietoa asiakkaan voinnista, sensoriteknologia ei tule korvaamaan tätä kokonaan.

8 Omaisviestintäpalvelu

Aivan lähiaikoina on markkinoille tullut omaisviestintään erikoistuneita palveluita ja näistä kehittämämme Onerva on yksi sellainen.

Vertailuna tämä ei ole ihan reilu muita työvälineitä kohtaan koska me olemme kehittäneet Onervan tietenkin vastaamaan kaikkiin tunnistettuihin haasteisiin omaisviestinnässä.

Hyvät puolet

  • Reaaliaikainen
  • Paikkariippumaton
  • Tasapuolista (mahdollistaa viestinnän useille sukulaisille, jos asiakas näin haluaa)
  • Mahdollistaa 3. osapuolen viestinnän (esim. toiminta- tai fysioterapeutti)
  • Tietoturvallinen (suojattu yhteys, 2-kertainen kirjaus, tiedot pysyvät aina Suomessa)
  • Jättää jäljen/tallenteen
  • Tieto tallentuu yhteismitallisesti (voidaan seurata voinnin kehitystä systemaattisesti ja tehdä päätöksiä sen perusteella)
  • Nopea ja helppo (hoitajilta kestää kirjaukseen 20-30 sekuntia per asiakaskäynti)

Haasteet

  • Omaisviestintäpalvelut vastaa hyvin viestinnän vaatimuksiin mutta yhtenä haasteena voidaan nähdä mahdolliset tuplakirjaukset.
  • Eli jos hoitajat joutuvat kirjaamaan saman tiedon sekä potilastietojärjestelmään että omaisviestintäpalveluun.
  • Sama haaste liittyy toki myös kaikkiin muihin viestintäkanaviin (kasvokkain, puhelin, some jne.) eli samat tuplakirjaukset tehdään tietenkin niihinkin.

 

Yhteenveto: mikä on paras viestintäkanava omaisviestintään?

Kasvokkain käytyä keskustelua tai puhelua ei voita mikään kun rakennetaan luottamusta tai ratkotaan vaikeita ongelmia.

Nämä eivät kuitenkaan riitä vastaamaan eri viestinnän käyttötapauksiin, joita olemme tässä blogisarjassa esittäneet.

Sosiaalisen median palvelut ovat helppokäyttöisiä ja hyviä vaihtoehtoja mutta tietoturvapuutteet estävät potilastiedon välittämisen niissä.

Uskon, että paras yhdistelmä omaisviestintään, joka palvelee sekä omaisia että hoitajia, saadaan tukemalla kasvokkaisia tapaamisia ja puheluita helppokäyttöisellä ja tietoturvallisella omaisviestintään erikoistuneella palvelulla, kuten Onervalla.

Tällöin viestinnän eri käyttötapaukset voisi mennä esimerkiksi seuraavasti:

  • Kasvokkainen viestintä: alkutapaaminen, esittelyt, luottamuksen rakentaminen, vaikeat ongelmatapaukset, säännölliset katsaukset ja tilannearviot
  • Puhelut: erittäin nopeat, päätöksiä juuri sillä hetkellä vaativat asiat
  • Omaisviestintäpalvelu, kuten Onerva: säännöllinen päivittäinen/viikottainen voinnin, kunnon ja mielialan seuranta, käyntien kirjaukset, epäsäännöllinen viestintä, pienet viestit liittyen arkipäivän asioihin, muutosten seuranta, sähköinen ilmoitustaulu yleisiin hoivayksikön tapahtumiin
Onervahoiva omaisviestinnän työvälineiden vertailu kotihoidossa ja palveluasumisessa

Eri viestintätyövälineiden vertailu ikääntyneiden hoivaan

Comments ( 0 )

    Leave A Comment

    Your email address will not be published. Required fields are marked *